顧客プロフィール
- 業種：人材開発・組織開発コンサルティング事業
- 規模：約30人
- 部署：営業部 経理部
Before
各部署においてExcelで様々な管理を行っており、連動していないため、月別の売上げ予測や原価管理がうまくいっていなかった。
After
見積り～請求までをデータ管理できるよう、販売管理ツール・タスク管理ツールを選定・導入。周辺業務のオペレーションを定型化し、リアルタイムに各種の数値を把握可能に。
– 解決までの道筋 –
もともとあった課題
営業活動中の売上予測が、リアルタイムではなかった
定例ミーティングでExcel上のリストを更新する形式で売上予測を管理していたため、リアルタイムに把握ができない・月別の売上予測が把握しにくいなどの課題があった
原価管理が後手にまわっていた
案件ごとの原価を管理する仕組みがなかったため『終了後に数字を締めてみて、実は利益率を圧迫していた』ということがあった
オペレーションの負荷
営業担当から、社内のオペレーション担当へ依頼するフォーマットが形骸化していたり、利用されなかったりすることにより、オペレーションの工数増大につながっていた
Excel管理による請求業務の負荷
受注した案件の情報がExcelで管理されているため、そのExcelから必要情報を抜き取り、請求確認用の別Excelを作成するなど、非効率的な運用があった
ご提案した内容・実施施策
業務改善
ステップ１： As-Is可視化
現行業務フローを例外処理を含めて徹底的にヒアリングし、フロー図に可視化
フロー図上で、ミス発生のリスクが高い箇所や短縮できそうな箇所をマッピング
ステップ２：課題整理～改善ターゲット決定
１でマッピングした課題から、それらの関係性・難易度・重要度から優先順位などを整理し、どういった方法・順番で改善するかを決定
営業・オペレーション・経理担当それぞれ独自のExcel管理を行っていたため、転記ミスやタスクを共有しにくいなどのリスクが高く、その部分を最初の改善ターゲットとした
ステップ３：ツール選定
見積り～請求までをデータ管理できるよう、販売管理ツール・オペレーションへの依頼を定型化し、部内で負荷分散しやすいよう、プロジェクト管理ツールの2点について、調査・ご提案
ステップ４：To-Beフロー図作成
３で決定したツールにあわせ、新しいフロー図を設計
ステップ５：請求書送信自動化ツール開発
VBAを利用して、請求書PDFの送信を自動化できるツールを開発
ステップ6：社内フィジビリティ運用
社員の方数名でフィジビリティ運用実施
課題点を洗い出し、フローや説明をブラッシュアップ
ステップ7：全社説明会実施
運用の変更点やねらいを全社に向けてご説明するとともに、販売管理ツールの操作方法をツール提供会社の担当者からハンズオンで実施してもらい、本格運用スタート
ご実感いただいた効果
お客様の声
ツールの選定など、社内ではノウハウも無く時間がかかってしまうところをサポートいただき、大変助かりました。
